Онлайн подпись документов в Казахстане: как подписывать законно и быстро

Юридическая основа электронной подписи в Казахстане

Электронная подпись документов в Республике Казахстан регулируется несколькими нормативными актами.

Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»

Закон РК от 7 января 2003 года № 370-II устанавливает базовые правила. Согласно статье 10 этого закона, электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечёт одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:

• удостоверена подлинность ЭЦП при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство
• лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом ЭЦП
• ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве
• ЭЦП создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром РК

Гражданский кодекс РК

Пункт 1-1 статьи 152 ГК РК прямо предусматривает, что письменная форма сделки может совершаться на бумажном носителе или в электронной форме. Пункт 2 этой же статьи допускает использование ЭЦП при совершении сделки, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.

Статьи 395 и 396 ГК РК регулируют порядок заключения договоров через оферту и акцепт. Согласно пункту 3 статьи 396, совершение лицом действий по выполнению условий оферты (включая ввод SMS-кода) считается акцептом и равносильно заключению договора.

Виды электронных подписей в Казахстане

В Казахстане применяются два основных вида электронных подписей для бизнеса.

Какие документы можно подписывать онлайн

Документы для простой электронной подписи (SMS, QR)

Большинство гражданско-правовых договоров можно подписывать простой электронной подписью, если стороны согласовали её использование:

• договоры купли-продажи
• договоры оказания услуг
• договоры аренды
• договоры подряда
• агентские договоры
• договоры займа
• акты выполненных работ (кроме ЭАВР в ИС ЭСФ)
• накладные
• согласия и заявления

Документы, требующие ЭЦП НУЦ РК

Для ряда документов законодательство РК требует использования электронной цифровой подписи от аккредитованного удостоверяющего центра:

• трудовые договоры — регистрация в ЕСУТД на портале enbek.kz
• электронные счета-фактуры (ЭСФ) — обязательно через ИС ЭСФ
• электронные акты выполненных работ (ЭАВР) — через ИС ЭСФ
• сопроводительные накладные на товары (СНТ)
• налоговая отчётность
• статистическая отчётность
• документы для государственных закупок
• обращения в государственные органы

Кому подходит онлайн подпись документов

Простая электронная подпись (SMS/QR) идеальна для:

• компаний с большим потоком договоров с физическими лицами
• сервисных компаний и онлайн-школ
• риелторов и агентств недвижимости
• логистических компаний
• туристических агентств
• микрофинансовых организаций
• строительных компаний (например, BI Group активно использует SMS-подписание)

ЭЦП НУЦ РК необходима для:

• работодателей — для регистрации трудовых договоров в ЕСУТД
• плательщиков НДС — для выписки ЭСФ
• участников государственных закупок
• компаний, сдающих отчётность в госорганы

Кому не подходит простая электронная подпись

Если ваш основной документооборот связан с государственными органами, налоговой отчётностью или трудовыми отношениями — простая электронная подпись не заменит ЭЦП НУЦ. Однако для B2C-договоров и внутренних документов между контрагентами она остаётся оптимальным решением.

Риски и как их избежать

Частые ошибки при онлайн подписании документов

Подписание трудового договора через SMS. Трудовой кодекс РК требует регистрации в ЕСУТД с использованием ЭЦП. SMS-подпись не заменяет это требование.

Выписка счёта-фактуры без ИС ЭСФ. Электронные счета-фактуры обязательно выписываются через информационную систему КГД с использованием ЭЦП.

Отсутствие согласия контрагента. Для использования простой электронной подписи необходимо согласие обеих сторон. Включайте соответствующий пункт в договор.

Хранение документов без Audit Trail. Без журнала аудита сложно доказать факт и время подписания в случае спора.

Использование просроченной ЭЦП. Срок действия ключей ЭЦП НУЦ — 1 год. Следите за сроком и перевыпускайте ключи заблаговременно.

Как выбрать сервис для онлайн подписания

При выборе платформы обратите внимание на следующие критерии:

• Соответствие законодательству РК — сервис должен работать по ст. 152 ГК РК и Закону «Об электронном документе»
• Серверы в Казахстане — для защиты данных и соответствия требованиям локализации
• Поддержка нескольких способов подписания — SMS, QR, ЭЦП, eGov Mobile
• Интеграция с CRM и 1С — для автоматизации документооборота
• Журнал аудита (Audit Trail) — фиксация всех действий с документом
• Отсутствие регистрации для подписанта — упрощает процесс для ваших клиентов

Вывод

Онлайн подпись документов в Казахстане — это законный, удобный и экономичный способ ведения бизнеса. Для большинства гражданско-правовых договоров достаточно простой электронной подписи через SMS или QR-код. Для трудовых договоров, счетов-фактур и взаимодействия с госорганами требуется ЭЦП НУЦ РК.

Выбирайте тип подписи в зависимости от документа и требований законодательства. Используйте проверенные сервисы с серверами в Казахстане и поддержкой журнала аудита.

TrustContract от TrustMe — казахстанский сервис для подписания договоров онлайн через SMS, QR и ЭЦП. Соответствует ст. 152 ГК РК и Закону «Об электронном документе». Серверы в РК, интеграция с Bitrix24, 1С и Enbek.kz.

Фактологическая проверка

Источники данных:

• Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 07.01.2003 № 370-II — adilet.zan.kz
• Гражданский кодекс РК (Общая часть), статьи 152, 395, 396 — adilet.zan.kz
• Портал ЕСУТД — enbek.kz, egov.kz
• Информационная система электронных счетов-фактур — esf.gov.kz
• Национальный удостоверяющий центр РК — pki.gov.kz

Перепроверено:

• Юридическая сила ЭЦП — статья 10 Закона № 370-II, подтверждено
• Форма сделки в электронном виде — п. 1-1, п. 2 ст. 152 ГК РК, подтверждено
• Акцепт через действия (SMS-код) — п. 3 ст. 396 ГК РК, подтверждено
• Обязательность ЭЦП для трудовых договоров в ЕСУТД — Трудовой кодекс РК п. 27 ст. 23, подтверждено на enbek.kz
• Обязательность ЭЦП для ЭСФ — ст. 412 Налогового кодекса РК, подтверждено